Na osnovu člana 15. Zakona o principima lokalne samouprave u Federacije i BiH („Službene novine Federacije BiH“, broj: 49/06 i 51/09), člana 39. i 96. stav 3. Statuta Općine Travnik (Prečišćen tekst „Službene novine Općine Travnik“, broj:11/05), načelnik Općine Travnik dana ____________2024. godine d o n o s i

UPUTSTVO

o internom i eksternom komuniciranju

 I - OPŠTE ODREDBE

Član 1.

(Predmet i cilj)

 

• Ovim Uputstvom uređuju se načini i oblici ostvarivanja interne i eksterne komunikacije u organu državne službe Općine Travnik (u daljem tekstu Općina), ovlaštenja i odgovornosti u procesu uspostavljanja komunikacije, te druga pitanja od značaja za uspostavljanje efikasne komunikacije.
• Uputstvom se unapređuje efikasnost rada Općine kao cjeline i zaposlenih na njihovim radnim mjestima, uspostavljaju se bolji odnosi i razumijevanje među zaposlenim, koji zajedno sa rukovodstvom rade na ostvarenju misije i vizije jedinice lokalne samouprave. Jasna i otvorena komunikacija stvara pozitivnu radnu atmosferu, povećava otvorenost i javnost rada i djelotvornije rješavanje problema, uključujući i stavove i mišljenja građana i javnosti.

Član 2.

(Vrste komunikacija)

 

• Komunikacije, u smislu odredaba ovog Upustva, dijeli se na internu komunikaciju - komunikacije koje se odvijaju unutar Općine i eksternu komunikaciju - komunikacija koja se odvija sa subjektima van Općine - odnosi sa javnošću.

 

II - INTERNA KOMUNIKACIJA

 

Član 3.

(Pojam)

 

• Interna komunikacija, predstavlja razmjenu informacija unutar Općine, a uspostavlja se silaznom, uzlaznom i horizontalnom komunikacijom.
• Silazna - vertikalna komunikacija odvija se između rukovodioca organa – općinskog načelnika prema zaposlenima, kao i između zaposlenih i općinskog načelnika – uzlazna.
• Horizontalna komunikacija uspostavlja se između između Službi za upravu Općine, kao i između zaposlenih međusobno, a ima za svrhu obavještavanje, povezivanje, koordinaciju i rješavanje problema i eventualnih konflikata između Službi.

Član 4.

(Obaveze svih zaposlenih)

 

• Svi zaposleni su dužni prikupljati, distribuirati i saopštavati informacije kojima se obezbjeđuje komunikacija i međusobno informisanje svih zaposlenih u Općini.
• U vršenju svojih poslova svi zaposleni Općine (i druga lica angažovana u Općini npr. učenici na praksi, osobe na stručnom osposobljavanju), u smislu ovog Uputstva, dužni su se pridržavati odredaba Etičkog kodeksa za državne službenike u Federaciji BiH koje regulišu postupanje sa informacijama, te ponašanje u javnim nastupima.
• Lica iz stave 2. ovog člana ne mogu zahtjevati informacije koje im nisu potrebne za obavljanje poslove, a informacije koje su im dostupne koristiti na način propisan Zakonom o zaštiti ličnih podataka i drugim propisima.
• Prilikom iznošenja ličnih stavova i mišljenja, te drugih informacija putem društvenih mreža i drugih medija, lica iz stave 2. ovog člana, dužna su paziti na lični ugled i ugled državne službe.
• Zabranjena je zloupotreba bilo kojeg načina komunikacije radi širenja neprovjerenih informacija ili očigledno lažnih vijesti, odnosno iznošenje ličnih, porodičnih ili drugih prilika bilo kojeg lica kada to šteti njegovom ugledu ili dostojanstvu.

Član 5.

(Obaveze službenika za informisanje)

 

• Službenik za informisanje kontinuirano, blagovremeno i tačno informiše javnost (putem web stranice, društvenih mreža, putem medija ili drugih sredstava) o aktivnostima općinskog načelnika i Službi za upravu Općine, promoviše aktivnosti i inicijative Općine, te pomaže u kreiranju javnih događaja i nastupa u medijima.
• Kabinet općinskog načelnika po potrebi svakog ponedjeljka ili svakog petka upoznaje službenika za informisanje o aktivnostima općinskog načelnika koje je potrebno medijski promovisati.
• Na zahtjev Kabineta općinskog načelnika poziva medije na skupove ili druge događaje, te sudjeluje u pripremi konferencija za medije.
• Po zahtjevu općinskog načelnika, priprema odgovore na upite novinara. Ukoliko se upiti odnose na rad Službi, priprema odgovore u saradnji sa rukovodećim državnim službenicima, a odgovore plasira nakon što je na iste općinski načelnik dao saglasnost.
• Za obilježavanje državnih i vjerskih praznika, službenik za informisanje priprema tekst čestitke i dostavlja u Kabinet općinskog načelnika, kako bi čestitka osim putem web stranice, bila dostavljena primaocima i na drugi prigodan način. Službenik za informisanje je zadužen za objavu čestitke na službenoj web stranici Općine Travnik 24 sata prije nastupajućeg praznika, a u slučaju da praznik pada u dane vikenda, objava se vrši petkom.
• Čestitke povodom obilježavanja drugih značajnih datuma ili događaja kreirat će se i objaviti na zahtjev Kabineta općinskog načelnika.

Član 6.

(Načini ostvarivanja interne komunikacije)

 

• Interna komunikacija se ostvaruje putem: sastanaka (kolegij načelnika, Tim za kvalitet, sastanci unutar Službi), diskusija, internih dopisa i memoranduma, elektronske pošte, oglasne ploče, štampanih materijala namijenjenih zaposlenim, putem diskusije, telefonskim putem i drugim načinima.

Član 7.

(Elektronska pošta/intranet)

• Elektronska pošta je način za brzo prenošenje informacija unutar Općine, obavljanje konsultacija i izdavanje zadataka.
• Svi oblici e-komunikacije su formalni oblik komunikacije radi internog informisanja kao i upućivanja zahtjeva, stavova, ideja i mišljenja po liniji rukovođenja odnosno po liniji koordinacije/saradnje. E-pošta se čuva na serveru, a jedan odštampani primjerak, ovisno o potrebi, odnosno važnosti korespodencije, se čuva u pomoćnoj evidenciji pošiljaoca i primaoca.

Član 8.

(Oglasna ploča)

• Oglasna ploča je mjesto (alat za ostvarenje interne komunikacije) koje služi za isticanje dokumenata koji sadrže informacije za zaposlene, za čije je objavljivanje predviđeno isticanje na oglasnoj ploči kao i za isticanje internih dopisa koji su upućeni prema svim zaposlenim ili određenim grupama.
• Oglasna ploča se postavlja u zgradi u kojoj je smještena Općina, a po potrebi na drugim objektima Općine.
• Za potrebe internog informisanja u okviru jedne od Službi za upravu mogu se postavljati interne oglasne ploče.

Član 9.

(Anketiranje zaposlenih)

 

• Kao način prikupljanja povratnih informacija od zaposlenih, naročito u pogledu uslova radne sredine, poslova i zadataka, motivacije i zadovoljstva zaposlenih, raznih događaja ili uspješnosti pojedinih aktivnosti, pribavljanja inicijativa i prijedloga po pojedinim pitanjima iz djelokruga rada, sprovode se povremena anketiranja.
• Sprovođenje anketa među zaposlenim, analizu dobijenih informacija sa preporukama, obezbjeđuje službenik za poslove upravljanja ljudskim resursima, po odobrenju načelnika Općine.

Član 10.

(Komunikacija prema Općinskom vijeću)

• Komunikacija između načelnika Općine sa Općinskim vijećem odvija se na način uređen Poslovnikom o radu Općinskog vijeća i Pravilnikom o načinu korištenja informacionog sistema „E-vijeće“ u Općinskom vijeću i radnim tijelima Općinskog vijeća Travnik.

 

Član 11.

(Komunikacija prema mjesnim zajednicama)

 

• Komunikacija između načelnika Općine i mjesnih zajednica odvija se na način utvrđen Odlukom o organizaciji i funkcionisanju mjesnih zajednica na području općine Travnik, Pravilnikom o pristupanju, upravljanju i korištenju web platforme mjesnih zajednica BiH u Općini Travnik i na druge načine utvrđene ovim Uputstvom.
• Za efikasno i ekonomično komuniciranje sa mjesnim zajednicama, u situacijama kada je mjesne zajednice potrebno informisati o zajedničkim obavezama, pravima, ili drugim podacima značajnim za rad mjesnih zajednica, može se uspostaviti komunikacijska grupa putem besplatnih aplikacija za razmjenu poruka.
• U komunikacijskoj grupi se objavljuje sadržaj isključivo vezan za rad mjesnih zajednica. U pravilu se sadržaj objavljuje za vrijeme radnog vremena Općine, a u izuzetnim situcijama kada su u pitanju pojave koje zahtjevaju poduzimanje mjera iz oblasti zaštite i spašavanja ljudi i materijalnih dobara, ili u drugim situacijama koje zahtjevaju hitno djelovanje, moguće je komunicirati u grupi i nakon radnog vremena.
• Administrator grupe iz stava 2. ovog člana je viši samostalni referent za rad sa mjesnim zajednicama.

III - EKSTERNA KOMUNIKACIJA  

  Član 12.

 (Pojam)

• Eksterna komunikacija, u smislu ovog Uputstva, predstavlja planirane aktivnosti informisanja građana, organizacija i drugih subjekata o planovima i radu načelnika i općinske administracije, odnosno pribavljanja podrške i mišljenja javnosti o činjenicama koje imaju utjecaj na izvršavanje poslova iz nadležnosti Općine Travnik i jačanje njenog ugleda i integriteta.
• Eskternu komunikaciju predstavlja komunikacija sa građanima, drugim nivoima vlasti, asocijacijama i zajednicama, radi unapređenja rada i obezbjeđenja potreba lokalnog stanovništva.
• Eksterna komunikacija sa državnim institucijama, diplomatsko-konzularnim predstavništvima, obavlja se isključivo na memorandumu uz potpis načelnika.
• Eksterna korespodencija može se obavljati i putem e mail-a koju obavlja uposlenik Općine u okviru svojih ovlaštenja koja su utvrđena Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji Službi za upravu Općine Travnik ili su ovlaštenja data od strane načelnika Općine.
• Ukoliko je komunikacija ostvarena na način iz stava 4. ovog člana, pa su nastale potrebe za daljnjom korespodencijom, a koja prelazi ovlaštenja zaposlenih ili bi mogle nastati određene obaveze Općine, uposlenik je dužan o navedenom izvijestiti načelnika Općine putem rukovodećeg državnog službenika, te zatražiti instrukciju za oblik i nastavak korespodencije.

Član 13.

(Komunikacija između načelnika Općine i građana)

• Načelnik Općine komunicira sa građanima: direktnim obraćanjem i komunikacijom na javnim skupovima i javnim sastancima (skupovi građana, javne tribine, manifestacije, svečanosti, posjete mjesnim zajednicama, preduzećima i ustanovama i sl.), obraćanjem javnosti putem konferencija za štampu, učešćem u TV i radio emisijama, davanjem izjava, intervjua i drugim načinima koji uključuju elektronske i štampane medije,  prijemom stranaka, razmatranjem pritužbi, prijedloga i inicijativa građana,  neformalnim susretima sa građanima i drugim prikladnim načinima.
• Kabinet načelnika – šef kabineta, organizuju oblike i načine komunikacije načelnika Općine sa građanima, po zahtjevima i uputstvima načelnika Općine.

Član 14.

(Komunikacija Službi za upravu sa građanima)

• Službe za upravu Općine obezbjeđuju komunikaciju sa građanima i drugim subjektima putem Centra za pružanje usluga građanima gdje građani podnose zahtjeve za ostvarivanje svojih prava.
• Sve Službe za upravu odnosno rukovodeći državni službenici, ili uposlenik kojeg se zaduži, su dužne što prije, najkasnije 3 dana prije objavljivanja javnog poziva, oglasa, konkursa, upoznati uposlenika na protokolu i info-pultu o sadržaju istog, uslovima za ostvarivanje prava građana po istom, kao i drugim važnim pitanjima (npr. stupanje na snagu novog propisa, izmjena propisa), kako bi uposleni u Centru za pružanje usluga građanima efikasno organizovali svoj rad i kvalitetno pružili usluge građanima.
• Uposlenik iz stava 2. ovog člana dužan je uposlenku na protokolu, odnosno info-pultu dostaviti kreiran obrazac prijave, izjava ili druge prateće dokumetacije potrebne za ostvarivanje prava po javnom pozivu, oglasu ili konkursu.
• Rukovodeći državni službenici su odgovorni i za redovno ažuriranje podataka objavljenih u e-registru, te za dostavljanje ažuriranih ili kreiranje novih zahtjeva, tj. procesa koji će biti objavljeni u e-registru.
• Za ažuriranje podataka u registrima objavljenim na web stranici Općine, odgovorni su sekretar Općine za egistar imenovanih lica, a za ažuriranje podataka u registru uposlenih zadužena je Služba za Opću upravu i BIZ.
• Službe za upravu Općine uspostavljaju komunikaciju: davanjem informacija, u skladu sa Zakonom o slobodnom pristupu informacijama,  pripremom informacija o poslovima iz djelokruga rada radi objavljivanja u elektronskim ili štampanim medijima, odnosno na službenoj internet stranici Općine,  davanjem izjava za elektronske i štampane medije uz suglasnost načelnika,  učešćem na sjednicama radi rješavanja pitanja od šireg značaja za građane, svakodnevnim prijemom stranaka,  svakodnevnom komunikacijom putem telefona, telefaksa, e-maila, i na drugi prikladan način, u skladu sa ovim Pravilnikom.

 

Član 15.

(Info-pult)

• Info-pult je mjesto u Općini putem koga se građani i drugi korisnici obavještavaju o nadležnostima Službi za upravu, upućuju o načinu ostvarivanja pojedinih prava ili obaveza, neposredno ili putem telefonske komunikacije.
• Uposlenik na info-pultu je odgovoran za kvalitetno i blagovremeno davanje informacija, distribuciju štampanih i drugih materijala (brošure, leci, plakati i dr.) namijenjenih informisanju građana i javnosti uopšte, davanje printanih zahtjeva za ostvarivanje prava, kao i za obavljanje drugih poslova u skladu sa Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji službi za upravu Općine Travnik.
• Uposlenik za prtokol i info pult putem e -servisa zaprima e-zahtjeve građana i drugih korisnika, o čemu se vodi evidencija, te se isti dostavljaju u rad Službama za upravu u skladu s propisima koji regulišu kancelarijsko poslovanje.

 

Član 16.

(Zakon o slobodi pristupa informacijama)

• Informacije kojima raspolaže Općina Travnik dostupne su javnosti, u skladu sa zakonom.
• Služba za opću upravu i BIZ dužna je na web stranici Općine objaviti indeks-registar informacija dostupnih javnosti. Uz indeks-registar sačinjava se i uputstvo za ostvarivanje prava slobode pristupa informacijama.
• Služba za opću upravu i BIZ prima zahtjeve za pristup informacijama, pribavlja informacije od nadležnih Službi i iste rješava u propisanom postupku.

Član 17.

(Web stranica Općine)

 

• U cilju bržeg, potpunijeg i efikasnijeg informisanja javnosti, Opina uređuje i ažurira službenu web stranicu -  www.opcinatravnik.com.ba. Službenu web stranicu održava i redovno ažurira administrator/službenik, u skladu sa Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji službi za upravu Općine Travnik.
• Za objavljivanje podataka na web stranici i ažuriranje istih, informacije se dostavljaju putem Kabineta načelnika i rukovodećih državnih službenika.
• Informacije kojima se vrši informisanje javnosti o radu načelnika Općine i općinske administracije dostavljaju se službeniku za informisanje i odnose s javnošću.
• Postupak objave informacija namijenjenih javnosti (vijesti, saopštenja) dostavljaju se u obliku kompjuterskog fajla izrađenog u formatu zapisa pogodnog za jednostavnu obradu i plasman na interenet i to putem službenog e maila kao dokaz autorizacije teksta informacije.
• Službenik za informisanje i odnose s javnošću će, ukoliko je potrebno, preurediti tekst zaprimljene informacije koju je potrebno objaviti.
• Ključni dokumenti koji se obavezno objavljuju na web stranici Općine Travnik su: Statut, strategija razvoja općine i planovi implementacije, izvještaji o implementaciji strategije, godišnji planovi rada načelnika Općine i Općinskog vijeća, budžet, sa rebalansima i izvještajima o izvršenju, plan kapitalnih investicija, plan javnih nabavki, prostorno planski dokumenti, dokumenti koji su upućeni na javnu raspravu i ostali akti za koje je zakonom i podzakonskim aktima propisano da se objavljuju na web stranici.

Član 18.

(Obraćanje putem medija i saopštenja za javnost)

• Kabinet načelnika, na osnovu zahtjeva načelnika Općine, preduzima sve potrebne radnje u cilju obezbjeđenja komunikacije načelnika Općine sa javnošću, koja uključuje učešće medija, a prema potrebi uz podršku službenika za informisanje.
• U komunikaciji sa javnošću putem medija koriste se različiti oblici koji uključuju organizaciju konferencija za štampu, učešće u tematskim emisijama elektronskih medija, davanje intervjua i izjava povodom važnih događaja te distribuciju pisanih priloga i saopštenja u elektronskim i/ili štampanim medijima.
• Načelnik Općine odlučuje o organizovanju konferencije za štampu radi saopštavanja javnosti važnih činjenica, stavova i mišljenja u vezi sa aktuelnim položajem Općine Travnik, svojim poslovima i radom Općine.
• Ukoliko mediji direktno kontaktiraju jednu od Službi za upravu Općine ili uposlenika u vezi sa informacijama o radu Općine ili Službe, o tome se odmah obavještava općinski načelnik, a u njegovom odsustvu sekretar Općine ili drugo lice ovlašteno za zastupanje općinskog načelnika.
• Na osnovu izričitog odobrenja načelnika Općine, uposlenici u Općini mogu putem medija davati informacije o određenoj temi ili o svome radu.

Član 19.

(Oglasna ploča)

            Oglasna ploča je način za ostvarivanje komunikacije sa građanima putem koje se objavljuju akti, obavještenja i drugi pisani materijali namijenjeni ostvarivanju prava ili dužnosti građana, odnosno informisanje o određenim aktuelnim pitanjima iz rada organa Općine.

Svi akti koji se u skladu sa zakonskim ili podzakonskim aktima objavljuju na oglasnoj poloči, na svojoj poleđini moraju sadržavati datum kada su objavljeni i uklonjeni s oglasne poloče, te puno ime i prezime uposlenika koji je izvršio objavu i uklanjanje akta.

 

 

 

 

 

Član 21.

(Društvene mreže)

• Društvene mreže su način elektronske komunikacije Općine sa građanima i drugim korisnicima.
• Društvene mreže načelnika kreira, uređuje, i vijesti objavljuje šef Kabineta ili uposlenik Kabineta kojeg ovlasti načelnik Općine.
• Društvene mreže Općine, uz suglasnost općinskog načelnika, kreira i uređuje stručni saradnik za informisanje i odnose s javnošću, koji je zadužen i za objavu vijesti i informacija na istima.
• Rukovodioci službi dužni su redovno dostavljati sažete informacije iz nadležnosti njihove Službe koji su prema njihovoj ocjeni važne za javnosti, kao i tekstove javnih poziva sa pratećom dokumentacijom kako bi se navedene informacije objavile na kreiranim društvenim mrežama Općine.

Član 22.

(Anketiranje građana)

• Općina, po odobrenju načelnika Općine, najmanje jednom godišnje organizuje anketiranja građana, poslovnog sektora ili drugih subjekata javnosti, u cilju pribavljanja povratnih informacija o određenim pitanjima iz djelokruga rada Općine.
• Rezultati dobijeni putem ankete se analiziraju i služe kao podloga za donošenje odgovarajućih odluka koje se odnose na upravljanje poslovima iz nadležnosti Općine.
• Rješenjem načelnika Općine imenuje se tim koji organizuju, sprovodi, i analizira anketu, te priprema izvještaj sa rezultatima ankete i zaključcima i preporukama za postupanje organa lokalne samouprave, Službi za upravu, javnih preduzeća i javnih ustanova.
• Izvještaj sa rezultatima ankete se objavljuje na web stranici Općine i upućuje Službama za upravu, javnim preduzećima, javnim ustanovama, koje su dužne dostaviti povratnu informaciju o poduzetim mjerama.

Član 23.

(Javno oglašavanje)

 

• Javno oglašavanje je jedan od načina komunikacije i uključivanja javnosti u rad organa općine.
• Organi općine vrše javna oglašavanja (javni oglasi, pozivi, konkursi, obavještenja i dr.) u slučajevima i pod uslovima uređenim zakonom i drugim propisima. Za sadržaj javnog oglasa ili obavještenja odgovorna je Služba za upravu koja je zahtjevala javno oglašavanje.
• Propisi i drugi akti organa općine objavljuju se u "Službenim novinama Općine Travnik", u skladu sa zakonom, Statutom Općine i drugim podzakonskim aktima.

Član 24.

 (Štampani materijali i multimedijalne prezentacije)

• Radi obezbjeđenja kvalitetnog informisanja građana i drugih korisnika o određenim aktuelnim pitanjima ili događajima, o ostvarivanju prava ili obaveza i slično, izrađuju se prikladni štampani materijali (brošure, priručnici, vodiči, indeksregistar informacija, promotivni materijali, plakati i dr.) namijenjeni za besplatnu podjelu.
• Pozivi za prisustvo i učešće na važnim događajima koje organizuje Općina Travnik štampaju se i distribuiraju u formi pozivnice, ili se šalju putem elektroničke pošte, prema posebnom spisku zvanica. Spisak zvanica ustanovljava Kabinet načelnika, uz odobrenje načelnika Općine.
• Osim izrade i distribucije štampanih materijala, organizuje se izrada multimedijalnih prezentacija o općini Travnik, aktuelnim planovima i projektima i drugim za javnost važnim pitanjima i događajima.
• O izradi štampanih materijala i izradi multimedijalnih prezentacija stara se Kabinet načelnika, u saradnji sa Službama za upravu.

Član 25.

(Drugi načini)

• Komunikacija sa građanima i drugim korisnicima, osim načina uređenih ovim Uputstvom, vrši se i putem konverzacije telefonom, telefaksom, elektronskom poštom i drugim načinima komunikacije.
• Načelnik Općine vrši prijem stranaka, prema potrebama i u skladu sa rasporedom svojih dužnosti, a prema zahtjevima podnesenim na protokol u Centru za pružanje usluga građanima. Organizaciju prijema stranaka (evidencija, osiguravanje podrške Službi ukoliko je potrebno i dr.) vrši tehnički sekretar načelnika Općine, u skladu sa uputama načelnika.
• Rukovodeći i ostali službenici u Općini vrše svakodnevni prijem stranaka, po pozivu ili na zahtjev u Sali za sastanke Općine.
• Građani i drugi korisnici svoje pritužbe, mišljenja i prijedloge mogu dostavljati putem knjige žalbi i pohvala. Služba za opću upravu i BIZ odgovorna je za pregled knjige žalbi i pohvala, i dostavljanje izvještaja načelniku Općine o podnesenim pritužbama, odnosno žalbama i pohvalama.

 

Član 26.

(Krizno komuniciranje)

 

• U slučaju kriznih situacija – neplanirana situacija koja narašava ili može narušiti ugled, status ili utjecati na efikasno obavljanje poslova, načelnik Općine će donijeti plan kriznog komuniciranja

• Plan sadržava osnovne infomracije o situaciji, tj.događaju, zaduženje određenog uposlenika za komuniciranje u kriznoj situaciji, pripremanje ključne poruke prema javnosti, utvrđivanje najefektnije metode komuniciranja, taksativno nabrojane krizne situacije koje se mogu dogoditi, mjere koje se trenutno poduzimaju i mjere koje se planiraju poduzeti, analizu i praćenje medijskih objava.

• U slučaju situacije kriznog komuniciranja i potrebe za hitnim obavještavanjem građana i javnosti o određenoj pojavi, službenik zadužen za informisanje i odnose s javnošću na zahtjev načelnika, rukovodioca organizacionih jedinica ili samoinicijativno sačinjava informaciju, koju elektronskim putem dostavlja na odobrenje načelniku. Nakon što dobije odobrenje službenik za informisanje informaciju elektronskim putem upućuje administratoru radi objave na službenoj web stranici i svim raspoloživim štampanim i elektronskim medijima (internet portali, novine, radio, tv).

Član 27.

(Oznake, dizajn i memorandumi)

 

• Izlazni dokumenti koji nastaju u radu Općine (službeni akti, štampani materijali i dr.) imaju prepoznatljivu formu i izgled koji uključuje upotrebu grba općine Travnik, naziv Službe za upravu, osnovne podatke značajne za komunikaciju (adresa, telefon, faks, e-mail) i prikladno su dizajnirane.
• Svi akti koji su nastali u obavljanju poslova zaposlenih u Općini, a pišu se na memorandumu općinskog načelnika, moraju sadržavati potpis zaposlenog koji je obradio akt, potpis neposredno nadređenog koji je odobrio akt i potpis načelnika Općine. Akti koji su nastali kao korespodencija Službi za upravu, sadržavaju potpis obrađivača akta i potpis rukovodećeg državnog službenika.
• Vrste izlaznih dokumenata, oznake koje sadržavaju i dizajn su uređeni Uputstvom o označavanju i nomenklaturi dokumenata

 IV - PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 28.

(Donošenje drugih akata)

• Stupanje na snagu ovog Uputstva, prestaje da vazi Uutstvo o internom i eksternom komuniciranju (“Službene novine Općine Travnik”, broj 11/21).
• Ovo Uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u Službenim novinama Općine Travnik”.

Datum:____________                                                 

Broj:______________

                                                                                                     NAČELNIK OPĆINE      

                                                                                                         ____________________

                                                                                                          dr.sci. Kenan Dautović