Općina Travnik

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se provodi u sklopu programa „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD3) u saradnji sa Općinom Travnik, u četvrtak (22. januara2026. godine) od 11 do 14satiodržan je prvi mentorski sastanak za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Prvi mentorski sastanak održan je u prostorijama Općine Travniki bio je prilika da predstavnici/e OCD-a s mentoricom javnodiskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.

Termin prvog mentorskog sastanka definisan je u samom Javnom pozivu za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu 3 (ReLOaD3) u Općini Travnik.Prvom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 36 (24M i 12Ž) osoba, od kojih su 33predstavnika/ceiz 30 OCD ((23M i 10Ž), jedna predstavnica Općine Travnik i dva predstavnika/ceUNDP-a -ReLOaD3 (1M i 1Ž).

Na početku prvog mentorskog sastanka predstavnicima organizacija civilnog društva pojašnjena je uloga mentora/ice i svrha održavanja mentorskih sastanaka u okviru pripreme projektnih prijedloga. Posebno je naglašeno da je uloga mentora/ice savjetodavna, odnosno da mentor/ica pruža podršku u razjašnjavanju dilema i nedoumica u vezi s pripremom projektnih prijedloga, ali da ne učestvuje u izradi samih projekata. Također je istaknuto da, u cilju osiguranja transparentnosti procesa, nisu dozvoljene individualne konsultacije „jedan na jedan“ s predstavnicima/ama OCD.
Na početku sastanka naglašeno je da se prilikom pripreme projektnih prijedloga moraju koristiti isključivo zvanično propisani aplikacioni obrasci, te da projektni prijedlozi dostavljeni na drugim obrascima neće biti razmatrani. Učesnicima je detaljno pojašnjena važnost međusobne usklađenosti i logičke povezanosti ključnih projektnih dokumenata, odnosno projektnog projedloga, plana aktivnosti i promocije, budžeta projekta, matrice logičkog okvira.

Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:
1. Najviše pitanja i nedoumica bilo je u vezi sa definisanjem ciljne grupe i angažmanom projektnog osoblja i vanjskih saradnika/ca (edukatori/ce i drugo stručno osoblje).
Odgovor: Mentori su pojasnili da, u skladu sa Smjernicama i Javnim pozivom, ciljna grupa mora biti jasno i realno definisana, a obuhvata isključivo stanovništvo Općine Travnik. Istaknuto je da ciljna grupa mora biti podijeljena na direktne i indirektne korisnike, pri čemu se direktnim korisnicima smatraju osobe koje aktivno učestvuju u projektnim aktivnostima i ostvaruju neposrednu korist od projektnih aktivnosti, dok indirektni korisnici imaju posrednu korist od projekta, navodeći primjer da indirektni korisnici mogu biti roditelji djece uključene u edukacije, njihovi vršnjaci itd.
Također je pojašnjeno da ciljna grupa ne može biti ograničena na članove udruženja, jer izbor korisnika mora biti transparentan odnosno neophodno je da u projektnim aktivnostima učestvuju svi građani zajednice. Definisanje ciljne grupe treba biti precizno i mjerljivo, uključujući i podatke o spolu, te, gdje je to relevantno, kategorizaciju po osnovu socijalne isključenosti, kao što su osobe s poteškoćama u razvoju, pripadnici manjina ili druge marginalizovane grupe.
Mentori su dodatno istakli da jasno definisana ciljna grupa mora biti dosljedno povezana s budžetom projekta, s obzriom da je budžet namijenjen upravo korisnicima i njihovim potrebama. To znači da broj i karakteristike ciljne grupe moraju biti u skladu sa obimom i vrstom budžetskih stavki, te da planirani troškovi moraju biti realni, opravdani i proporcionalni očekivanom broju korisnika i prirodi aktivnosti. Na taj način će biti obezbijeđeno da sredstva u budžetu zaista doprinose unapređenju položaja definisane ciljne grupe.

Mentori su pojasnili razliku između projektnog i angažovanog osoblja. Projektno osoblje je zaduženo za uspješnu realizaciju projekta i sve obaveze prema donatoru. Ovo osoblje ne može biti angažovano na volonterskoj osnovi i treba da obavezno uključuje najmanje projektnog koordinatora, koji je odgovoran za uspješnu realizaciju projekta. Koordinator projekta je dio administrativnih troškova u koje također spadaju režijski troškovi, najam prostora, te da su ovi troškovi limitirani na 30% ukupne vrijednosti budžeta.
S druge strane, projektno osoblje je osoblje koje je angažovano u skladu s realizacijom specifičnih projektnih aktivnosti. Kao primjer je naveden angažman edukatora/ice, čije je učešće potrebno isključivo za realizaciju određene edukacije ili radionice. Također je naglašeno da angažman edukatora/ice predstavlja projektni trošak, te ga je potrebno jasno prikazati i obrazložiti u budžetu projekta, u skladu sa obimom i trajanjem planiranih aktivnosti.

2. Partneri i uloga partnera u projektu
Odgovor: Mentori su naglasili da partneri mogu biti isključivo organizacije civilnog društva, odnosno nevladine organizacije koje, kao i podnosilac prijave moraju ispunjavati sve uslove i kriterije definisane u Javnom pozivu. Partnerstvo između OCD-a treba biti svrsishodno i opravdano, što podnosioci prijave trebaju obrazložiti u projektnom prijedlogu, uz precizno navođenje uloga, odgovornosti i doprinosa svakog partnera u realizaciji projekta.
Uloga partnera je od suštinskog značaja pri odlučivanju da li će se projekat realizovati samostalno ili u partnerstvu. Naime, u okviru sekcije „Kapaciteti aplikanta i partnera“ procjenjuju se iskustvo, stručna znanja, kao i tehnički i organizacijski kapaciteti ne samo podnosioca prijave, već i partnera.
Partneri treba da donose komplementarna znanja, dodatno iskustvo, lokalnu prisutnost ili specifične tehničke kapacitete koji su ključni za uspješnu i kvalitetnu realizaciju predloženih aktivnosti. Stoga je važno da se partneri biraju strateški, uz jasno definisane uloge i odgovornosti, kako bi se pokazalo da svi uključeni akteri zajednički posjeduju kapacitete potrebne za efektivnu realizaciju projekta.

3. Da li se opravdanim može smatrati trošak nabavke opreme koja bi služila članovima udruženja za njihove redovne aktivnosti?
Odgovor: Mentori su pojasnili da je nabavka opreme prihvatljiv trošak samo ukoliko je neophodna za uspješnu realizaciju projektnih aktivnosti i povezana sa očekivanim rezultatima projekta. Oprema koja se nabavlja isključivo radi podrške redovnim aktivnostima udruženja ne smatra se prihvatljivim troškom i ne može biti finansirana kroz ovaj javni poziv.
Mentorisu kao primjer naveli nabavku prenosivih elektronskih uređaja (tablet uređaja) koji bi se koristili za realizaciju edukativnih radionica tokom trajanja projektnih aktivnosti. Tom prilikom su naglasili da ukupna vrijednost nabavke opreme ne smije prelaziti 30% ukupnog budžeta projekta.
Također, u projektnom prijedlogu je neophodno jasno navesti namjenu kupljene opreme nakon završetka projekta, kao i obrazložiti razloge zbog kojih je kupovina opravdanija i isplativija opcija u odnosu na iznajmljivanje opreme.

Učesnicima je preporučeno da organizacije trebaju aplicirati na LOT-ove koji su realno prilagođeni njihovim organizacijskim kapacitetima i prethodnom iskustvu u pripremi i implementaciji projekata, te da se u daljem radu oslanjaju na Smjernice za aplikante i dokument „Odgovori na često postavljena pitanja”.

Na kraju sastanka mentori su se zahvalili prisutnim predstavnicima/ama OCD na učešću, teih zamolili da prihvate komentare kako bi unaprijedili svoje prijave. Pozvalisu prisutne da dođu s korigovanim dokumentima na drugi mentorski sastanak koji će biti održan 29. januara 2026. godine s početkom u 11sati.

U svrhu transparentnosti, zapisnici sa svih mentorskih sastanak, uključujući i ovaj, će biti objavljeni na stranici Općine Travnik. Na ovaj način će se omogućiti da informacije budu dostupne za OCD koje nisu bile u mogućnosti da prisustvuju sastancima sa mentorom.